Voordat een leerling bij de OOV wordt aangemeld, vindt er op de eigen middelbare school van de leerling een zogenaamd Flex-ZAT plaats. Tijdens zo’n Flex-ZAT gaan leerling, ouders, school en andere betrokkenen met elkaar in gesprek om te kijken hoe de situatie van de leerling op zijn school verbeterd kan worden. Hierover worden dan afspraken gemaakt met de leerling, ouders, school en/of hulpverleners zoals ambulante begeleiders, JGT/Sociaal Team-medewerkers, GGZ, etc.

Tijdens een Flex-ZAT kan ook de OOV als mogelijkheid worden besproken. Als leerling, ouders en school dit een goed plan vinden, meldt de school de leerling aan bij het OnderwijsLoket van het Samenwerkingsverband met de aanvraag voor plaatsing op een OOV.

Het OnderwijsLoket is een commissie van het Samenwerkingsverband Midden-Holland en Rijnstreek, die leerlingen met wie het om hele verschillende redenen even niet zo goed gaat op hun middelbare school, bespreekt en gedurende langere tijd volgt. Het OnderwijsLoket bepaalt of de leerling bij de OOV ook echt het beste op zijn plek is en zo ja, voor hoe lang. Daarna gaan de gegevens van de leerling naar de OOV, waarna er door de locatie waar de leerling geplaatst wordt een intake wordt gepland.